Como convocar uma assembleia de condomínio: prazos, convocatória e quórum

A assembleia de condomínio é convocada pelo administrador, com dez dias de antecedência, por carta registada ou por aviso com recibo de receção assinado, e por correio eletrónico para quem o tenha pedido em assembleia. A convocatória indica o dia, a hora, o local e a ordem de trabalhos. Se não houver quórum, a segunda reunião decide com os presentes, desde que representem um quarto do valor do prédio.

Uma assembleia mal convocada é uma assembleia cujas decisões podem ser contestadas. Vale a pena fazer bem à primeira.

Quem pode convocar a assembleia?

O administrador: convocar a assembleia é a primeira das funções que o artigo 1436.º do Código Civil lhe dá. Mas não só. O artigo 1431.º diz que a assembleia também reúne quando for convocada por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido, ou seja, do valor do prédio. É o caminho quando o administrador não convoca e devia.

Quando é a assembleia anual?

Na primeira quinzena de janeiro, para discutir e aprovar as contas do último ano e o orçamento do ano. Desde a Lei n.º 8/2022, pode realizar-se excecionalmente no primeiro trimestre, se o regulamento do condomínio o previr ou se a assembleia o tiver deliberado por maioria. O que essa reunião deve receber está em A prestação de contas do condomínio.

As assembleias extraordinárias fazem-se quando for preciso: uma obra urgente, a eleição de um novo administrador, um orçamento suplementar.

Com que antecedência, e por que meio?

Dez dias de antecedência. Os meios que o artigo 1432.º admite são três:

• Carta registada, enviada com dez dias de antecedência.
• Aviso convocatório, com a mesma antecedência, desde que haja recibo de receção assinado pelos condóminos. É a folha que se entrega em mão e que cada um assina.
• Correio eletrónico, só para os condóminos que tenham manifestado essa vontade numa assembleia anterior. A manifestação fica lavrada em ata, com o endereço, e o condómino deve enviar, pelo mesmo meio, recibo de receção da convocatória.

Um papel afixado na entrada, ou uma mensagem no grupo do prédio, são bons lembretes, mas não são nenhum destes três meios. Os condóminos que não vivem no prédio devem comunicar ao administrador, por escrito, a sua morada ou a do seu representante.

Como o prazo se conta ao pormenor (a partir do envio ou da receção, por exemplo) é uma discussão de advogados. Na dúvida, uma margem de alguns dias poupa o problema.

O que tem de dizer a convocatória?

O dia, a hora, o local e a ordem de trabalhos da reunião. E deve informar quais são os assuntos cujas deliberações só podem ser aprovadas por unanimidade.

A ordem de trabalhos merece cuidado: a assembleia delibera sobre o que foi anunciado. Um ponto vago, como «outros assuntos», serve para conversar, e é má base para uma decisão que custe dinheiro a alguém. Se vai propor uma obra, uma quota extraordinária ou a mudança de administração, escreva-o com todas as letras.

Convém também que a convocatória marque desde logo a segunda data, para o caso de não haver quórum, e que leve os documentos que vão ser votados, ou diga onde estão.

Quantos condóminos têm de estar presentes?

Cada condómino tem tantos votos quantas as unidades inteiras da percentagem ou permilagem da sua fração. As deliberações são tomadas, salvo disposição especial, por maioria dos votos representativos do capital investido: mais de metade do valor do prédio. Na primeira reunião, isso obriga a que estejam presentes, ou representados, condóminos suficientes para essa maioria.

Algumas decisões pedem maiorias mais exigentes, como dois terços do valor do prédio ou a unanimidade. Qual se aplica a cada assunto depende da lei e do título constitutivo: para uma decisão importante, confirme com um advogado antes da reunião, e não depois.

E se não houver quórum?

A lei prevê a segunda reunião. Se não comparecerem condóminos suficientes, e a convocatória não tiver fixado outra data, considera-se convocada nova reunião para uma semana depois, à mesma hora e no mesmo local. Nessa segunda reunião, a assembleia pode deliberar por maioria dos votos dos condóminos presentes, desde que estes representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio.

Desde a Lei n.º 8/2022, a segunda reunião pode ser no próprio dia: se houver condições para garantir a presença de condóminos que representem um quarto do valor do prédio, a convocatória pode marcá-la para trinta minutos depois, no mesmo local.

Um condómino pode fazer-se representar?

Pode. O artigo 1431.º diz que os condóminos podem fazer-se representar por procurador, sem descrever a forma da procuração. O habitual é uma declaração escrita e assinada, que fica junta à folha de presenças. Se o regulamento do seu condomínio tiver regras sobre isto, conte com elas, e num caso de dúvida pergunte a um advogado.

A assembleia pode ser por videoconferência?

Pode. O artigo 1.º-A do Decreto-Lei n.º 268/94, aditado em 2022, prevê que a assembleia tenha lugar por meios de comunicação à distância, de preferência por videoconferência, quando a administração o determine ou a maioria dos condóminos o requeira. Se algum condómino não tiver, fundamentadamente, condições para participar assim, e o tiver comunicado, a administração tem de lhe assegurar os meios, sob pena de a assembleia não se poder fazer dessa maneira.

O que se faz depois da reunião?

A ata. É obrigatória, redigida e assinada por quem presidiu, e subscrita por todos os condóminos presentes. Contém um resumo do essencial: a data e o local, os presentes e os ausentes, os assuntos apreciados, as decisões e as deliberações com o resultado de cada votação, e o facto de ter sido lida e aprovada. Pode ser assinada à mão ou com assinatura eletrónica qualificada, e vale como subscrição a declaração de concordância enviada por correio eletrónico para a administração.

Depois, as deliberações têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes, no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de receção, ou por correio eletrónico para quem o pediu. Os ausentes têm 90 dias para comunicar, por escrito, se concordam ou discordam, e o silêncio conta como aprovação. O lado de quem recebe está explicado em Direitos do condómino.

Se a assembleia aprovou o orçamento, a ata deve mencionar o montante anual a pagar por cada condómino e as datas de vencimento. É isso que mais tarde permite cobrar quotas em atraso sem ter de discutir primeiro quanto era devido.

Uma lista para não esquecer nada

• Marcar a data com mais de dez dias de margem, e a segunda data.
• Escrever a ordem de trabalhos ponto a ponto, e assinalar o que exige unanimidade.
• Enviar por carta registada, entregar em mão com recibo assinado, ou por correio eletrónico a quem o pediu em ata.
• Guardar a prova do envio ou da entrega a cada condómino.
• Preparar a folha de presenças, com a permilagem de cada fração, e as procurações.
• Lavrar a ata, recolher as assinaturas, e comunicá-la aos ausentes em 30 dias.

Como a Neseia ajuda

Na Neseia, a convocatória sai com a primeira e a segunda data, o local, a ligação para participar à distância se a houver, a ordem de trabalhos com a maioria necessária em cada ponto, e o quórum em permilagem para as duas reuniões. Imprime-se em lote, uma carta por condómino (incluindo cada comproprietário), endereçada à sua morada e pronta para envelope de janela. A folha de rosto nomeia os condóminos sem morada registada, para entregar em mão. A convocatória pode também ser publicada no portal e enviada por email: as entregas de email ficam registadas, e o condómino pode confirmar no portal que tomou conhecimento. O registo do correio, esse, é feito por quem envia as cartas.

Depois de convocada, a ordem de trabalhos fica fechada: para a alterar, anula-se a convocatória e convoca-se de novo, com o motivo. No dia, a folha de presenças sai da mesma lista, há um modelo de procuração, o quórum calcula-se pela permilagem dos presentes e representados, e cada votação fica registada em permilagem e em número de frações. A ata gera-se a partir desse registo, aprova-se e assina-se à mão; uma ata aprovada não se edita, corrige-se com uma deliberação retificativa. Com a assinatura começam a contar os prazos, que aparecem com data no ecrã da assembleia, e a Neseia prepara, em rascunho, a comunicação aos ausentes com a ata anexada.

Os quóruns, as maiorias e os prazos que a Neseia mostra são indicativos e citam o artigo em que assentam: a decisão é de quem preside e de quem administra. As votações à distância e a assinatura digital da ata ainda não existem. A lista completa está em Funcionalidades.