Prestação de contas do condomínio: quando se faz e o que a assembleia deve ver

As contas do condomínio prestam-se uma vez por ano, à assembleia dos condóminos, que reúne na primeira quinzena de janeiro para aprovar as contas do ano anterior e o orçamento do ano que começa. Quem as presta é o administrador. A lei não impõe um formulário, mas há um conjunto de mapas sem os quais a assembleia não consegue decidir com segurança.

Prestar contas é a parte do trabalho de administrar um condomínio em que tudo o que se fez durante o ano tem de caber numa folha que os vizinhos aceitem. Não é só uma obrigação: é o momento em que a confiança se ganha ou se perde.

Quando se prestam as contas?

O artigo 1431.º do Código Civil prevê que a assembleia dos condóminos reúna na primeira quinzena de janeiro, convocada pelo administrador, para discutir e aprovar as contas do último ano e aprovar o orçamento das despesas do ano. É a assembleia ordinária, e a prestação de contas é o seu centro.

Desde a Lei n.º 8/2022, a reunião pode realizar-se, excecionalmente, no primeiro trimestre, se o regulamento do condomínio o previr ou se a assembleia o tiver deliberado, por maioria. Sem uma dessas duas coisas, a regra continua a ser a primeira quinzena de janeiro.

Quem presta contas?

O administrador. Entre as funções que o artigo 1436.º lhe dá estão elaborar o orçamento das receitas e despesas de cada ano, cobrar as receitas e efetuar as despesas comuns, e prestar contas à assembleia. Vale o mesmo para uma empresa de gestão de condomínios e para o condómino eleito que administra o seu prédio. Quando o administrador muda a meio, as contas do período fazem parte da passagem de pasta.

Quem não cumprir estas funções é civilmente responsável pela omissão: a Lei n.º 8/2022 passou a dizê-lo expressamente.

O que a assembleia deve poder ver?

A lei não impõe um formulário, mas uma prestação de contas que se aprova sem discussão responde a quatro perguntas:

• Quanto entrou e quanto saiu no ano, rubrica a rubrica, com o saldo de abertura e o de fecho, e as contas a baterem certo com o banco.
• O que se gastou comparado com o que se tinha aprovado, rubrica a rubrica do orçamento.
• Quem pagou e quem ficou a dever, fração a fração, separando o atraso recente da dívida antiga. Cada condómino pode pedir a sua parte a qualquer momento: ver Direitos do condómino.
• Os recibos emitidos, por número, para se ver que a série está completa.

E, para o ano seguinte, a proposta de orçamento, com as quotas que dele resultam para cada fração.

Ajuda muito que estes documentos sigam com a convocatória, ou estejam disponíveis antes da reunião. Uma assembleia que vê os números pela primeira vez na sala discute os números; uma que os leu antes discute as decisões.

Onde entra o fundo comum de reserva?

O Decreto-Lei n.º 268/94, no artigo 4.º, obriga a constituir um fundo comum de reserva, para as despesas de conservação do prédio. Cada condómino contribui para ele com pelo menos 10% da sua quota-parte nas restantes despesas do condomínio, e o fundo deve estar depositado num banco. Na prestação de contas, o fundo aparece à parte: quanto entrou, quanto saiu e com que decisão, e quanto sobra. Como se calcula e para que pode ser usado está em Fundo comum de reserva do condomínio.

O que deve ficar na ata?

Duas coisas, pelo menos: a aprovação (ou não) das contas, e o orçamento aprovado, com o que cada condómino fica a pagar.

Esta segunda parte tem uma consequência prática que muitos condomínios desconhecem. O artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94 diz que a ata que deliberou as contribuições deve mencionar o montante anual a pagar por cada condómino e a data de vencimento. Uma ata assim serve de título executivo contra quem deixar de pagar; uma ata que só diga «orçamento aprovado» pode não servir. O pormenor está em Quotas de condomínio em atraso.

E se as contas não forem aprovadas?

A assembleia pode pedir esclarecimentos, documentos em falta ou correções, e voltar a reunir para votar. O que acontece depois disso (a responsabilidade do administrador, a exoneração, o recurso a tribunal) depende muito do caso, e é uma conversa para ter com um advogado. O que um guia pode dizer é como evitar lá chegar: contas que batem certo com o banco, documentos de despesa guardados, e nada corrigido por cima sem explicação.

Um cuidado com o orçamento

Um orçamento só obriga depois de aprovado em assembleia. Até lá é uma proposta: convém que os documentos o digam, para ninguém pagar ou cobrar com base num número que ainda não foi votado.

Como a Neseia ajuda

A Neseia calcula os relatórios no momento a partir dos movimentos registados: a visão geral do exercício, o balancete com a conta de fecho feita à vista, o orçamento contra o real, o mapa de pagamentos, o mapa de dívidas com os anos anteriores à parte, o registo de recibos e os extratos das frações, em PDF, XLSX ou CSV. Um orçamento só fica aprovado com a deliberação que o aprovou, e enquanto não estiver aprovado os documentos dizem que não vincula o condomínio. O calendário lembra a assembleia de janeiro, e os movimentos do fundo de reserva ficam registados. As contas e os relatórios estão descritos em Produto.