Mudança de administração do condomínio: o que tem de ser entregue

Quando muda a administração de um condomínio, quem sai presta contas do período em que administrou e entrega a quem entra os documentos e os valores do condomínio: as atas, as contas, os saldos, os contratos e o que ficou pendente. A lei não traz uma lista, mas manda o administrador guardar todos os documentos do condomínio, e eles são do condomínio, não de quem os guardou.

Um condomínio muda de administração mais vezes do que se pensa: o administrador eleito que não quer continuar, a empresa de gestão que é substituída, o condómino que se muda. Em cada mudança há um risco: o que estava na cabeça, no computador ou na caixa de correio de quem sai não chega a quem entra.

Quem decide a mudança, e quando produz efeitos?

O administrador é eleito e exonerado pela assembleia, diz o artigo 1435.º do Código Civil. O período de funções é de um ano, renovável, salvo disposição em contrário. E o administrador mantém-se em funções até ser eleito ou nomeado o seu sucessor: o prédio não fica sem ninguém entre um e outro.

Quando o administrador é uma empresa, há também um contrato, com as suas próprias regras de duração e de denúncia. Convém lê-lo antes de marcar a assembleia: o que está explicado em Como mudar de empresa de gestão de condomínio.

O que diz a lei sobre a entrega?

Entre as funções do administrador, o artigo 1436.º inclui prestar contas à assembleia e guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio. O artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 268/94 acrescenta que lhe cabe guardar as atas. Quando o mandato acaba, isso quer dizer, na prática, duas coisas: apresentar as contas do período em que administrou (o que isso pede está em A prestação de contas do condomínio), e entregar a quem lhe sucede os documentos e os valores do condomínio que tem em seu poder.

A lei só o diz com todas as letras para o administrador provisório: o artigo 1435.º-A manda-o entregar ao administrador eleito todos os documentos do condomínio confiados à sua guarda. E desde a Lei n.º 8/2022, o administrador que não cumpra as suas funções responde civilmente pela omissão.

Se houver dúvidas sobre o que tem de ser entregue ou em que prazo, ou se quem sai se recusar a entregar, a pergunta é para um advogado.

O que deve ir na pasta?

Uma boa passagem de pasta leva, pelo menos:

• O livro de atas e as atas avulsas, assinadas.
• O título constitutivo e o regulamento do condomínio.
• A lista de frações e de condóminos, com os contactos, e os endereços de correio eletrónico de quem pediu para ser convocado por essa via.
• As contas: saldos bancários e da caixa, o que cada fração pagou e deve, os recibos emitidos, as despesas com os seus documentos.
• O fundo comum de reserva: quanto tem e onde está.
• Os contratos e seguros em vigor, a começar pelo seguro contra o risco de incêndio, e os fornecedores habituais.
• O que está pendente: obras em curso, ocorrências por resolver, cobranças em andamento, processos com advogado.
• Os acessos: as chaves das partes comuns, o acesso à conta bancária, e as credenciais do condomínio junto das Finanças e dos fornecedores.

O que muda no banco?

A conta é do condomínio, mas quem a movimenta é quem a assembleia designou. O banco costuma pedir a ata que elegeu a nova administração para alterar quem pode movimentar a conta, e até lá quem entra não consegue pagar nada. Vale a pena tratar disto na primeira semana, e pedir a quem sai que não faça movimentos depois da data da passagem sem o combinar.

Como provar o que foi entregue?

O que mais se discute depois de uma passagem de pasta é o que foi, ou não, entregue. Uma lista assinada pelos dois lados, com a data, resolve quase tudo. Se a entrega for em ficheiros, uma forma de verificar depois que nenhum foi alterado ajuda ainda mais.

Como a Neseia ajuda

Na Neseia, a passagem de mandato no condomínio marca-se para uma data, e quem sai pode continuar a consultar, sem alterar, durante um período de transição. No momento da passagem, a Neseia gera a pasta de entrega: um ficheiro com os documentos originais (atas, faturas, contratos), os dados do condomínio em CSV (frações, proprietários, recebimentos, despesas, movimentos bancários, comunicações, o registo de atividade e mais), a conta corrente de cada fração e um guia em português. Um manifesto com a impressão digital (SHA-256) de cada ficheiro permite a quem recebe confirmar que nada foi alterado depois. O resto do que a Neseia faz está em Funcionalidades.