Como mudar de empresa de gestão de condomínio

Quem muda a empresa de gestão do condomínio é a assembleia dos condóminos: é ela que elege e exonera o administrador. Na prática são quatro passos: ler o contrato com a empresa atual, pôr o assunto na ordem de trabalhos de uma assembleia, votar, e fazer a passagem de pasta. Se a administração não convocar a assembleia, condóminos que representem 25% do valor do prédio podem convocá-la.

A maior parte das mudanças corre mal não por causa da votação, mas do que vem depois: os documentos que não aparecem, a conta bancária que ninguém consegue movimentar, as dívidas que a nova empresa não consegue provar. Este guia trata das duas metades.

Quem decide?

A assembleia. O artigo 1435.º do Código Civil diz que o administrador é eleito e exonerado pela assembleia, que o período de funções é de um ano, renovável, salvo disposição em contrário, e que o administrador se mantém em funções até ser eleito o sucessor. Um condómino sozinho, ou um grupo de vizinhos descontentes, não muda a administração: leva o assunto à assembleia.

O que ver no contrato antes de mais nada?

Quando o administrador é uma empresa, além da eleição há um contrato de prestação de serviços. Antes de marcar a assembleia, vale a pena saber:

• Quando termina, e se se renova sozinho.
• Com que antecedência tem de ser denunciado, e por que meio.
• Se há penalização por terminar antes do fim.
• O que diz sobre a entrega de documentos e de dados no fim do contrato.

Se o contrato acaba daqui a três meses, esperar pela renovação pode ser mais simples do que discutir uma rescisão. Se o condomínio quer sair antes, por incumprimento da empresa, a forma de o fazer sem ficar a dever uma indemnização é uma pergunta para um advogado, com o contrato na mão.

Como se leva o assunto à assembleia?

A mudança tem de estar na ordem de trabalhos, com todas as letras: «exoneração da administração» e «eleição de nova administração». Decidir isto em «outros assuntos» é convidar à impugnação.

O normal é pedir à administração em funções que convoque a assembleia, ou esperar pela assembleia anual de janeiro. Se ela não o fizer, o artigo 1431.º permite que a assembleia seja convocada por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido. As regras de prazo e de forma são as mesmas: estão em Como convocar uma assembleia de condomínio.

A deliberação toma-se pela maioria geral do artigo 1432.º: a maioria dos votos representativos do valor do prédio, ou, em segunda reunião, a maioria dos presentes, desde que representem um quarto do valor do prédio. Se o título constitutivo ou o regulamento do seu prédio disserem outra coisa sobre a administração, confirme com um advogado.

O que pedir às empresas candidatas?

Convém que a assembleia tenha propostas para comparar, e não só uma queixa contra a empresa atual. A cada candidata, vale a pena perguntar:

• O que está incluído no preço, e o que se paga à parte: assembleias extraordinárias, cartas registadas, acompanhamento de obras, cobranças.
• Onde fica o dinheiro: numa conta bancária em nome do condomínio, só dele, e quem a movimenta.
• O que os condóminos conseguem ver, e quando: a sua conta, os recibos, as despesas com os documentos, as atas.
• Como prestam contas: que mapas entregam à assembleia, e se batem com o banco. Um exemplo do que pedir está em A prestação de contas do condomínio.
• Como cobram quem não paga, e em que prazos.
• O que acontece aos dados no fim do contrato: em que formato os entregam, e em quanto tempo. É a pergunta que ninguém faz à entrada e de que todos se lembram à saída.
• Quem é a pessoa que vai tratar do prédio, e quantos prédios tem a seu cargo.

E se o prédio preferir administrar-se sozinho?

É uma alternativa legítima: a lei permite que o cargo seja desempenhado por um dos condóminos. Num prédio pequeno, com contas simples e alguém disponível, pode correr muito bem. As obrigações são as mesmas de uma empresa, e estão em Obrigações do administrador de condomínio. O que convém é que o condomínio não fique a depender da memória, do computador e da caixa de correio dessa pessoa.

Depois da votação: o que tem de acontecer?

1. A ata, assinada, com a exoneração, a eleição e a data em que a mudança produz efeitos. É o documento que o banco e os fornecedores vão pedir.
2. A comunicação à empresa que sai, nos termos do contrato.
3. A passagem de pasta: atas, contas, saldos, contratos, o fundo de reserva, o que está pendente. A lista completa, e a forma de provar o que foi entregue, está em Mudança de administração do condomínio.
4. O banco: alterar quem movimenta a conta do condomínio. Até isso estar feito, a nova administração não paga nada.
5. Os avisos: aos condóminos (a quem pagam agora, e para que conta), aos fornecedores, à seguradora.
6. As contas do período: a empresa que sai presta contas do tempo em que administrou. Convém que a data de corte seja clara, para nenhuma despesa ficar em terra de ninguém.

Como a Neseia ajuda

A pergunta sobre os dados no fim do contrato tem, na Neseia, uma resposta que se pode experimentar: a pasta de entrega gera-se a qualquer momento. É um ficheiro com os documentos originais, os dados do condomínio em CSV (frações, proprietários, quotas, recebimentos, despesas, movimentos bancários, comunicações, o registo de atividade), a conta corrente de cada fração em PDF, um guia em português para quem nunca viu a Neseia, e um manifesto com a impressão digital (SHA-256) de cada ficheiro.

Para quem entra, os dados do programa anterior importam-se em CSV, com as colunas reconhecidas, e nada chega às contas antes de uma publicação explícita, que se pode reverter. Os saldos de abertura verificam-se contra os que o programa antigo declara: uma diferença tem de ser explicada ou aceite, e não desaparece em silêncio. Uma gestora pode importar vários edifícios de uma vez.

A passagem de mandato marca-se para uma data, e o administrador que sai pode continuar a consultar, sem alterar, durante um período de transição. Quando a passagem é entre duas empresas de gestão, esse período de consulta e os avisos a quem entra e a quem sai ainda não estão construídos: a pasta de entrega é o que garante a continuidade. A lista completa está em Funcionalidades.