Obrigações do administrador de condomínio: o que a lei exige desde 2022

O administrador de condomínio convoca a assembleia, faz o orçamento, cobra as quotas e paga as despesas, verifica que existem o seguro de incêndio e o fundo comum de reserva, executa o que a assembleia decidiu, guarda os documentos e presta contas. Desde abril de 2022, tem também prazos: 15 dias úteis para executar as deliberações, 10 dias para emitir a declaração de dívida, 90 dias para levar a tribunal quem não paga. E responde civilmente pelo que deixar de fazer.

As obrigações são as mesmas para uma empresa de gestão de condomínios e para o condómino que aceitou o cargo porque mais ninguém quis. A lei não distingue.

Quem pode ser administrador, e por quanto tempo?

O administrador é eleito e exonerado pela assembleia. O cargo pode ser desempenhado por um dos condóminos ou por um terceiro, e é remunerável. O período de funções é de um ano, renovável, salvo disposição em contrário, e o administrador mantém-se em funções até ser eleito ou nomeado o sucessor (artigo 1435.º do Código Civil).

Se a assembleia não eleger ninguém, qualquer condómino pode pedir ao tribunal que nomeie um. Até lá, o artigo 1435.º-A manda que as funções sejam desempenhadas, a título provisório, pelo condómino cuja fração represente a maior percentagem do valor do prédio, salvo se outro se tiver oferecido. Um prédio nunca está, para a lei, sem administrador.

O que tem de fazer o administrador?

O artigo 1436.º enumera as funções. Arrumadas pelo que são no dia a dia:

A assembleia e as decisões

• Convocar a assembleia dos condóminos (o passo a passo está em Como convocar uma assembleia de condomínio).
• Executar as deliberações da assembleia que não tenham sido impugnadas.
• Assegurar a execução do regulamento e das disposições legais relativas ao condomínio.

O dinheiro

• Elaborar o orçamento das receitas e despesas de cada ano.
• Cobrar as receitas e efetuar as despesas comuns.
• Exigir dos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas, incluindo os juros legais e as sanções pecuniárias fixadas pelo regulamento ou pela assembleia.
• Verificar a existência do fundo comum de reserva.
• Prestar contas à assembleia.

O prédio

• Verificar a existência do seguro contra o risco de incêndio, propondo à assembleia o montante do capital seguro.
• Realizar os atos conservatórios dos direitos relativos aos bens comuns.
• Regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum.
• Intervir nas situações de urgência, convocando de imediato uma assembleia extraordinária para ratificar o que fez.

Os papéis e a representação

• Guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio, e as atas.
• Representar o conjunto dos condóminos perante as autoridades administrativas, e o condomínio em tribunal.

A assembleia pode atribuir-lhe outras funções além destas.

O que mudou com a Lei n.º 8/2022?

A lei entrou em vigor a 10 de abril de 2022 e acrescentou deveres e, sobretudo, prazos:

• Executar as deliberações em 15 dias úteis, ou no prazo que a assembleia fixar, salvo impossibilidade devidamente fundamentada.
• Emitir a declaração de dívida em 10 dias, sempre que o condómino a peça, nomeadamente para vender a fração. O que a declaração deve conter está em Direitos do condómino.
• Informar os condóminos de qualquer processo: sempre que o condomínio for citado ou notificado num processo judicial, arbitral, de injunção, contraordenacional ou administrativo, por escrito ou por correio eletrónico. E dar notícia do andamento pelo menos de seis em seis meses.
• Apresentar pelo menos três orçamentos, de diferentes proveniências, quando a assembleia vai deliberar sobre obras de conservação extraordinária ou que constituam inovação, a não ser que o regulamento ou a assembleia disponham de outra forma.
• Levar a tribunal as quotas em atraso em 90 dias a contar do primeiro incumprimento, salvo deliberação em contrário da assembleia, e desde que a dívida atinja o valor do indexante dos apoios sociais. Está explicado em Quotas de condomínio em atraso.
• Comunicar as deliberações aos ausentes em 30 dias, por carta registada com aviso de receção ou, para quem o pediu, por correio eletrónico.

E se o administrador não cumprir?

O n.º 3 do artigo 1436.º, também de 2022, diz que o administrador que não cumprir as funções que lhe são cometidas, na lei ou em deliberações da assembleia, é civilmente responsável pela sua omissão, sem prejuízo de eventual responsabilidade criminal. Além disso, a assembleia pode exonerá-lo, e qualquer condómino pode pedir ao tribunal a exoneração quando se mostre que praticou irregularidades ou agiu com negligência.

O que isto quer dizer num caso concreto, para quem administra ou para quem se queixa, é uma conversa com um advogado. O que um guia pode dizer é o que protege quem administra: fazer as coisas dentro do prazo, e conseguir prová-lo.

O que se repete todos os anos?

• Janeiro (ou o primeiro trimestre, se o regulamento ou a assembleia o permitirem): a assembleia ordinária, com as contas do ano anterior e o orçamento.
• Depois da assembleia: a ata, as assinaturas, e a comunicação aos ausentes em 30 dias.
• Todos os meses: as quotas, os recibos, as despesas com o seu documento, e os atrasos tratados cedo.
• Uma vez por ano: a atualização do seguro contra o risco de incêndio, que o artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 268/94 torna obrigatória, e a dotação do fundo comum de reserva.
• Conforme o prédio: as inspeções e as manutenções que o edifício tiver (o elevador, o gás, os extintores), com as periodicidades que a lei de cada uma fixar.

E o regulamento do condomínio?

Havendo mais de quatro condóminos, e se não fizer parte do título constitutivo, deve ser elaborado um regulamento do condomínio, que discipline o uso, a fruição e a conservação das partes comuns. Cabe à assembleia fazê-lo, ou ao administrador, se ela não o fizer (artigo 1429.º-A do Código Civil). Várias das regras deste guia remetem para ele: a assembleia no primeiro trimestre, as penalizações por atraso, a repartição de despesas em partes iguais.

Como a Neseia ajuda

Na Neseia, o calendário do edifício monta-se a partir do perfil do prédio e do que for registado: a assembleia anual, a renovação do seguro de incêndio, a dotação do fundo de reserva, o fim do mandato da administração e, se o prédio os tiver, a inspeção do elevador, a da instalação de gás e a manutenção dos extintores. Cada obrigação cita a norma em que assenta. A Neseia nunca inventa uma data: sem saber quando foi a última inspeção, pergunta, em vez de supor. Adiar ou dispensar uma obrigação exige um motivo por escrito, que fica registado.

Uma lista de legalização verifica, a partir dos dados, se o condomínio tem número de pessoa coletiva, conta bancária própria, conta do fundo de reserva, regulamento e seguro de incêndio; o que faltar vira uma tarefa, e nada impede o condomínio de funcionar. O pedido de uma declaração de dívida abre a contagem dos dez dias no calendário. Depois da assinatura da ata, os prazos da comunicação aos ausentes aparecem com data.

As periodicidades e os prazos que a Neseia mostra são indicativos, e variam com o equipamento e o regime de cada prédio: a Neseia calcula e cita, e a decisão é da administração. O que mais faz está em Produto e em Funcionalidades.